Algumas dicas para você escrever melhor

1. Tenha sempre em mente que o tempo do leitor é limitado.
O que você escreve deve ser entendido na primeira leitura.
Se você quer que seu trabalho seja lido e analisado por seus superiores, seja breve. Quanto menor o texto, maior a chance de ser lido por eles. Durante a 2ª Guerra mundial, nenhum documento com mais de uma página chegava à mesa de Churchill.

2. Saiba onde você quer chegar.
Antes de redigir, faça um esboço, listando e organizando suas idéias e argumentos. Ele lhe ajudará a não se desviar da questão central. Comece parágrafos importantes com sentenças-chave, que indiquem o que virá em seguida. Conclua com parágrafo resumido.

3. Torne a leitura fácil e agradável.
Os parágrafos e sentenças curtos são mais fáceis de ler do que os longos. Mande telegramas, não romances. Para enfatizar, sublinhe sentenças e enumere os pontos principais (como fizemos com essas "dicas").

4. Seja Direto.
Sempre que possível, use a voz ativa.

Voz Passiva - "Estamos preocupados com que nosso projeto não seja aprovado, o que poderia afetar negativamente nossa fatia do mercado".
Voz Ativa - "Acreditamos que esse projeto é necessário para manter nossa fatia de mercado".

5. Evite "clichês".
Use suas próprias palavras.

Clichê - O último, mas não menos importante...
Direto - Por último...

6. Evite o uso de advérbios vagos.
E não esclarecedores, como "muito", "pouco", "razoavelmente."

Vago - O projeto está um pouco atrasado.
Direto - O projeto está uma semana atrasado.

7. Use uma linguagem simples e direta.
Evite o jargão técnico e prefira as palavras conhecidas. Não esnobe o seu português.

Jargão - Input, Output.
Português comum - Fatos/informações, resultados.

8. Ache a palavra certa.
Use palavras de que você conheça exatamente o significado. Aprenda a consultar o dicionário para evitar confusões.

9. Não cometa erros de ortografia.
Em caso de dúvida, consulte o dicionário ou peça a alguém para revisar seu trabalho. Uma redação incorreta pode indicar negligência de sua parte e impressionar mal o leitor.

10. Não exagere na elaboração da mensagem.
Escreva somente o necessário, procurando condensar a informação. Seja sucinto sem excluir nenhum ponto-chave.

11. Ataque o problema.
Diga o que você pensa sem rodeios. Escreva com simplicidade, naturalidade e confiança.

12. Evite palavras desnecessárias.
Escreva o essencial. Revise e simplifique.

13. Evite abreviações, siglas e símbolos.
O leitor pode não conhecê-los.

14. Não se contente com o primeiro rascunho
Reescreva. Revise. Acima de tudo, corte. Quando se tratar de um trabalho importante, faça uma pausa, entre o primeiro e o segundo rascunho, de pelo menos uma noite.
Volte a ele com um olhar crítico e imparcial.

15. Peça a um colega para revisar seus trabalhos mais importantes.
E dê total liberdade para comentários e sugestões.